Jak nastavit svoje priority na každý den?

Správná prioritizace úkolů by měla být naprosto nezbytná součást dne každého z vás, komu se na první pohled zdá, že má více úkolů než času. Přesto ji provádí jen málokdo, většina lidí nechává čas plynout a stihnout se snaží všechno, což v konečném důsledku může být kontraproduktivní. V našem dnešním článku se tedy podíváme na to, jak priority správně stanovit a ušetřit díky tomu čas. 

Jaké úkoly by pro vás měly být prioritní?

Proto, abyste byli schopni správně stanovit priority, je dobré si je rozdělit do jednotlivých skupin podle toho, jak moc akutní jsou. Můžeme tedy zmínit tyto základní 4 skupiny:

Urgentní a důležité

Do této kategorie spadají úkoly, které musíte nekompromisně zvládnout během dnešního dne, a tudíž by se měly stát prioritou číslo jedna. Spolu s jejich seznamem zkuste odhadnout i dobu, jakou vám řešení těchto úkolů zabere, abyste měli jasnou představu o tom, zda a v jaké míře plánovat i další aktivity. Příkladem úkolů spadajícího do této kategorie může být například neodkladná obchodní schůzka či odpověď na důležitý email nadřízenému.

Důležité, ale neurgentní 

Tato kategorie zahrnuje zpravidla úkoly dlouhodobějšího charakteru, které sice nemusíte dokončit dnes, ale o to větší důležitost mají. V těchto případech je nutné odhadnout, kolik času práce zabere a podle toho jasně definovat, zda je nutné vyhradit na práci čas již dnes, nebo zda to není nutné. Každopádně je lepší mít vyhrazeno více času a stihnout práci předčasně, než dohánět věci na poslední chvíli a ve stresu.

Urgentní, ale nedůležité 

Na třetím místě ve vašem žebříčku priorit by měly stát úkoly, které nejsou důležité, avšak vyžadují rychlou reakci. Příkladem může být například nezajímavá žádost o schůzku či nabídka nějaké spolupráce. Samozřejmě je na místě odpovědět, ale snažte se netrávit s těmito úkoly více času, než je nezbytně nutné, protože jen zabírají místo důležitějším úlohám. 

Nedůležité a neurgentní 

Je poslední kategorie úkolů, a tudíž by vás měla zajímat úplně nejméně. Veškerými tasky, které spadají do této kategorie, se buď vůbec nezaobírejte, nebo jim věnujte jen tolik času, kolik vám nevadí stratit

Vyčleňte si na plánování priorit čas 

Spousta z vás má jistojistě pocit, že mají práce nad hlavu, a tudíž se nějakým plánováním dne a stanovováním priorit nechcete vůbec zdržovat. Paradoxně ale správná organizace času může zvýšit vaši produktivitu až několikanásobně, tudíž se hodí jí pár minut vyčlenit. Bohatě vám bude stačit čtvrt hodiny, během níž si zvládnete veškeré dnešní úlohy naplánovat a sepsat na papír. Pak se již můžete pustit do práce a jednu úlohu po druhé od těch nejdůležitějších začít plnit. 

I když máte pocit, že jste v časovém pressu, správné naplánování priorit vám v mnohém pomůže.

Jaká kritéria hrají ve stanovení priorit roli?

Jasně definovat, které úkoly jsou pro vás prioritní, může být občas poměrně oříšek, a proto byste si měli uvědomit, jaká kritéria jsou pro vás nejdůležitější. Tento aspekt je značně individuální, zatímco někdo řeší priority podle finančního ohodnocení, někdo jiný upřednostní ty úkoly, které ho baví a na které má právě náladu. Pojďme si tedy představit alespoň 4 aspekty, které je vhodné vzít v úvahu. Ostatní už budou záležet na vašich osobních preferencích. 

Aktuální cíl 

Nejdůležitějším kritériem, kolem něhož byste měli soustředit veškeré priority, je aktuální cíl. Chcete vydělat více peněz? Vybírejte si ty  projekty, které jsou lépe honorované. Chcete zvolnit tempo? Vybírejte si úkoly, které vás zaujmou a budou opravdu bavit. Cíl je to první, co by mělo o vašich prioritách rozhodovat. 

Poměr mezi náročností a benefity

Když plánujete své priority, musíte si jasně definovat, jak je daný úkol náročný a jaké benefity plynou z jeho úspěšného vyřešení. Nejdříve se samozřejmě doporučujeme pustit do úkolů, které moc času nezaberou a poskytují větší benefity (například jsou dobře zaplacené) a až poté se pustit do méně atraktivních .

Deadline úkolu

Kritériem, které byste za žádnou cenu neměli přehlédnout, je deadline, jaký na úkol máte. Pokud se vám zdá, že se datum odevzdání projektu blíží, stanovte si jeho dokončení jako prioritu s dostatečným předstihem, protože se díky tomu vyhnete stresování na poslední chvíli a budete mít dostatek času řešit i případné opravy. 

Pokud se deadline úkolu blíží, měla by to být jasná priorita.
Pokud se deadline úkolu blíží, měla by to být jasná priorita.

Atraktivita úkolu 

Osobně se při stanovování priorit úkolů řídím i tím, jak moc je daná práce atraktivní. Když se pro konkrétní věc dokážu nadchnout, pravděpodobně mi nezabere tolik času a dokážu problematiku opravdu dobře zachytit. Je tedy efektivnější udělat nejdřív úkoly, které se vám líbí a potom se dostat k těm méně atraktivním. 

Co si z dnešního článku tedy odnést? 

Jelikož je správné stanovování priorit poměrně náročný úkol, pojďme si v několika bodech na závěr našeho článku zrekapitulovat, co byste si z dnešního článku měli odnést: 

  • Vyčleňte si na začátku každého dne alespoň čtvrt hodiny
  • Vezměte v potaz kritéria, která jsou pro vás důležitá
  • Pořadí, v jakém chcete úkoly vykonávat si napište na papír a připište přibližný čas, jaký vám úkol zabere
  • Pusťte se do práce podle stanoveného pořadí a nezapomínejte na pravidelné přestávky, protože produktivita po čase začne klesat

No a to by od nás bylo pro dnešní článek všechno. Pokud se vám naše tvorba líbí, podívejte se i na naše další články:

Be the first to reply

Napsat komentář

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *