7 tipů, jak naplánovat svůj čas

Přestože každý z nás má stejných 24 hodin denně, každý z nás stihne diametrálně odlišné množství práce. Přáli jste si někdy stihnout více práce? Pak je náš dnešní článek přesně pro vás. Podíváme se totiž hned na devět tipů, jak svůj čas efektivně naplánovat, a tím pádem stihnout i větší objem práce každý den. 

Plánujete své aktivity předem

Jak byste chtěli stíhat co největší množství aktivit, když byste neměli žádné plány na následující den? Plánování je tedy naprostý základ dne naplněného aktivitou. Ty nejdůležitější zítřejší cíle byste  měli naplánovat po skončení svého pracovního dne. Bohatě stačí, když si na tuhle aktivitu vyčleníte 10 minut a sepíšete to, co během zítřejšího dne musíte nutně stihnout. Případné korektury nebo rozšíření seznamu můžete provést ještě ráno v rámci svojí ranní rutiny, kterou po probuzení určitě doporučujeme také praktikovat. Rozhodně je lepší plánováním aktivit strávit nějaký čas, než začínat každý den bez jakýchkoliv vizí. 

Své aktivity je lepší plánovat na papír, abyste je mohli mít neustále před sebou

Stanovte si jasné priority 

Ani pokud svůj čas ovládnete na 100%, nestihnete naprosto všechny aktivity, které byste chtěli. A právě proto je nezbytné si jasně stanovit priority. Zpravidla se dají rozdělit hned do 4 skupin:

  • Urgentní a důležité, což jsou úkoly, které by měly být jasnou prioritou. Jedná se zpravidla o úkoly krátkodobějšího charakteru, které je třeba řešit okamžitě. Příkladem může být třeba odpověď na důležitý pracovní e-mail nadřízenému. 
  • Důležité jsou dlouhodobější úkoly, které nemusíte zpracovat hned, ale každý den je nutné na nich odvést nějaký kus práce, aby vás později nedostávaly do stresu.
  • Urgentní nedůležité stojí v pořadí až na třetím místě. Pokud obdržíte nabídku, která pro vás není lukrativní, je na místě odpovědět, avšak není třeba klást tomuto úkonu prioritu před důležitějšími tasky.
  • Nedůležité jsou aktivity, které zkrátka a dobře můžete udělat jen v případě, že vám na ně zbyde čas. Bez problémů ale vydrží do dalších dnů. 

V seznamu aktivit, jehož důležitost jsme nastínili v prvním bodě, tedy doporučuji u každé položky i stanovit to, jak důležité její zpracování v daný den je, což vám rovnou určí pořadí, v jakém by bylo dobré úkoly zpracovávat.

Nenechte se ničím rušit 

V momentě, kdy se naplno pustíte do práce, se nesmíte nechat ničím rušit. Nejčastějšími nástroji, které ničí vaši produktivitu, jsou samozřejmě mobilní telefony. Tento problém velmi efektivně řeší nejrůznější aplikace, z vlastní zkušenosti mohu doporučit například Procaster, který vám pomůže nejen určit čas strávený na telefonu, ale velmi efektivně detekuje také to, na jakých aplikacích a jakými aktivitami svůj čas trávíte. Dalším nástrojem ovlivňujícím vaši pozornost negativně je například hlasitá hudba. Když už rádi posloucháte hudbu při práci, určitě doporučuji takovou, která je beze slov. Zatímco taková relaxační hudba vám soustředění na práci může zlepšit, ostatní melodická hudba ji bude spíše rozptylovat. Zkrátka a dobře je nutné se vyvarovat všemu, co ovlivní vaši pozornost, a tím pádem i sníží produktivitu. Jestli je pro vás tato aktivita podstatná, vyčleňte jí samostatné místo ve svém plánu. Pokud se bez ní obejdete, neztrácejte s ní čas ani při práci. 

Největší problém představují mobilní telefony, na kterých nevědomky strávíme spoustu času.

Neztrácejte čas detaily 

Obzvlášť při práci na dlouhodobějších projektech se vám čas od času jistě stane, že se na jednom malém detailu zaseknete na několik hodin a nemůžete se přes něj dostat. Pokud tato část není vůbec podstatná, rozhodně bych zvažoval její vypuštění, jestli podstatná je, nechal bych myšlenku „uležet“ a vrátil se k ní za nějaký čas. Tak jako tak je pro vás ztrátou času několikahodinové přemýšlení nad malými detaily, které v konečném důsledku kvalitu projektu neovlivní. 

Vyčleňte si čas na sport a zábavu 

Rozhodně není dobré pracovat bez přestávky, protože po určité době vaše soustředěnost rapidně klesá, což souvisí i s nižší produktivitou. Vyčleňte proto při plánování svých aktivit nějaký čas i na svůj oblíbený sport, který je nezbytný jednak pro celkovou vitalitu, ale jednak také pro odreagování a zbavení se stresu. Sami uvidíte, že po hodině oblíbené sportovní aktivity se vám bude pracovat lépe, než kdybyste celý den seděli na jedné židli a neustále přemýšleli o práci. Stejně tak se nebojte vyčlenit si čas na svoji zábavu, ať už to je četba knihy, návštěva oblíbené kavárny nebo další rutiny, pokud efektivně naplánujete a využijete několik hodin, vydáte do svého programu jistě i nějakou formu relaxace. 

Pokud chcete maximalizovat svoji produktivitu, paradoxně vám v tom pomůže i nějaké odreagování

Vytvořte si rutiny 

Pokud chcete zvládat naplánované úkoly rychle a efektivně, vytvořte si své vlastní rutiny, které budete pravidelně opakovat a které vám pomohou ušetřit čas. V našem týmu považujeme za nejdůležitější ranní a večerní rutinu, protože ty vám pomohou velmi dobře nastartovat a zakončit náročný den. Během ranní rutiny je na místě například krátké protažení, procházka, šálek kávy či studená sprcha, díky čemuž se mozek pomalu, ale jistě dostane do pracovního nasazení. Před spaním je naopak vhodná například meditace, která vás připraví na spánek a zbaví vás celodenního pracovního stresu. 

Analyzujte svůj den 

Ještě než usnete, zkuste si v hlavě přehrát celý den a zjistit, ve kterých chvílích jste byli neaktivní. Pokud budete dlouhodobě pozorovat, jak reagujete v kterých fázích dne, může vám to pomoci v maximalizování efektivity svojí práce. Zatímco někdo je nejefektivnější hned po probuzení, jinému vyhovuje ničím nerušená práce v noci. Jestli nevíte, v jaké části dne se vám nejlépe pracuje a v jaké je lepší se věnovat třeba sportu, rozhodně neváhejte ani minutu a snažte se to vypozorovat, protože vám toto zjištění může ušetřit hodiny promarněného času. 

Zatímco někomu se pracuje nejlépe po šálku ranní kávy, někdo jiný preferuje práci do noci.

No a to by od nás bylo pro tento článek všechno. Máte k němu nějaké otázky? Neváhejte se zeptat v komentářích, rádi vám na ně odpovíme

Be the first to reply

Napsat komentář

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *